La protection des données personnelles est au cœur des priorités de notre organisation. Afin de garantir la transparence et de répondre aux besoins spécifiques de nos différentes interactions, nous avons élaboré deux politiques distinctes : une dédiée à la gestion des informations collectées via notre site Web et une autre couvrant la gestion interne et externe des données relatives à nos employés, clients, fournisseurs et partenaires. Consultez ces documents pour comprendre nos engagements et les mesures mises en place pour assurer la confidentialité et la sécurité de vos données.
Site Web
Avis relatif à la protection des renseignements personnels (PRP)Avis relatif à la protection des renseignements personnels (PRP)
Objet
Cet avis décrit les politiques et les pratiques de protection des renseignements personnels appliquées par Groupe BEI (ci-après l’« Organisation ») en lien avec ce service (ci-après le « Service »).
Consentement général
En accédant au Service vous consentez à la collecte, à l’utilisation, à la communication et à la conservation de renseignements personnels selon les conditions décrites dans le présent avis. Si vous ne consentez pas à ces termes, veuillez ne pas utiliser le site.
Renseignements personnels recueillis
Les renseignements, qui concernent une personne physique (ci-après l’« Usager ») et qui permettent de l’identifier, directement ou indirectement, sont des renseignements personnels (« RP »).
L’Organisation collecte seulement les RP qui sont nécessaires aux fins de l’utilisation du Service. À l’exception de contextes spécifiques (décrits ci-après), le Service ne requiert ni ne collecte aucun RP permettant d’identifier directement un Usager.
La collecte de RP ne permettant pas l’identification d’un Usager se limitent aux informations suivantes :
- Adresse IP
- Fureteur et système d’exploitation
- Horaire et durée de l’utilisation
Contextes spécifiques
L’Organisation peut demander à l’Usager de fournir des RP permettant de l’identifier afin de procéder au traitement dans un contexte nécessitant l’identification de l’Usager. Le cas échéant, l’Organisation présente de manière explicite les RP devant être fournis et leur usage afin que l’Usager puisse consentir de manière explicite à la collecte de ces RP.
Exemples de contextes spécifiques :
- Création d’un compte;
- Dépôt d’une candidature;
- Demande d’information;
- Inscription à une liste de diffusion.
Les RP collectés dans un contexte spécifique sont traités par des règles qui assurent leur destruction ou leur anonymisation, totale ou partielle, lorsque le délai prescrit par le processus du traitement du contexte est atteint.
Un compte Usager, lorsqu’applicable, peut être supprimé de manière autonome, à tout moment, par le détenteur du compte, ce qui entrainera une destruction intégrale et irrévocable des RP le concernant. Si un Usager n’est pas habileté à supprimer son compte par lui-même, il peut en faire la demande à l’Organisation qui s’engage à procéder à la suppression dans les plus brefs délais.
Utilisations
L’Organisation collecte, utilise et communique les renseignements personnels pour les fins suivantes :
-
Répondre et traiter les demandes de l’utilisateur;
Mode de collecte et consentement
Les renseignements personnels sont recueillis directement auprès de l’Usager. Les RP fournis doivent être exacts, complets et à jour.
L’Organisation obtient votre consentement à la collecte, l’utilisation et la communication de vos RP ou se prévaut d’une exception applicable.
Retrait de consentement
Il ne sera généralement pas possible de retirer votre consentement à l’utilisation de vos renseignements personnels pour la gestion et l’administration du Service par l’Organisation. En effet, les utilisations des RP recueillis qui sont décrites ci-dessus sont requises aux fins de la gestion et de l’exploitation du Service. Ainsi, bien que vous soyez en droit de retirer votre consentement à l’utilisation de vos renseignements personnels, le cas échéant, l’Organisation ne sera plus en mesure de vous donner accès au Service.
Accès et Communications
Vos renseignements personnels sont accessibles seulement aux membres du personnel de l’Organisation qui doivent y avoir accès dans le cadre de leurs fonctions.
Le Service peut inclure des hyperliens vers d’autres sites Internet de tiers, lesquels sont indépendants du présent Service. L’Organisation n’est pas responsable du contenu et des politiques de ces sites. L'Organisation vous recommande de prendre connaissance des politiques de ces sites avant de les utiliser. Les informations personnelles que vous transmettez par l'intermédiaire de ces sites de tiers seront assujetties à la politique de protection des renseignements personnels de ces derniers.
En cas exceptionnels, l’Organisation peut également donner accès ou communiquer vos renseignements personnels à des tiers dont des fournisseurs de services dans le cadre et aux fins de l’exécution de contrats de services, ou à des autorités publiques, par exemple :
- Une personne agissant pour vous avec votre consentement;
- Nos fournisseurs de services, dont l’entreprise qui gère le Service;
- Un organisme public chargé d’enquête ou d’application de la loi, dont les autorités de poursuite criminelle et pénale;
- La Commission d’accès à l’information (autorité de contrôle en matière de protection des renseignements personnels) et à toutes les personnes autorisées à les obtenir selon la loi.
L’Organisation ne loue, ne vend et n’échange pas vos renseignements personnels.
Conservation/Destruction/Localisation
L’Organisation conserve vos renseignements personnels pendant la durée nécessaire aux utilisations pour lesquelles ils ont été recueillis et pour les durées de conservation légales applicables, ce qui peut parfois justifier des durées de conservation plus longues. La destruction ou l’anonymisation (retrait des renseignements permettant d’identifier une personne), sont effectuées de façon sécuritaire.
L’Organisation utilise des systèmes et des fournisseurs de services en technologie qui permettent d’assurer la conservation sécuritaire de vos renseignements personnels de façon à maintenir leur confidentialité.
Vos renseignements personnels sont conservés au Québec.
Témoins de navigation et Google Analytics
Témoins de navigation
Des témoins de navigation (couramment appelés « cookies ») sont utilisés pour faciliter et optimiser votre navigation sur le Service. Les témoins sont constitués de fichiers qui sont téléchargés et enregistrés sur un appareil utilisé pour la navigation sur Internet. Les témoins utilisés par l’Organisation ne permettent pas de collecter des renseignements personnels au sujet des utilisateurs.
La plupart des fureteurs utilisés pour accéder à Internet acceptent par défaut les témoins. Un utilisateur peut, à tout moment, modifier les paramètres de confidentialité de son navigateur afin de bloquer les témoins ou effacer ceux qui sont déjà enregistrés. Cette action n’empêche pas l’accès au Service, mais peut avoir une incidence sur la performance de celui-ci durant votre visite.
Google Analytics
L’Organisation a recours à des outils d’analyse (Google Analytics) pour son Service. Ces outils permettent la collecte, l’analyse, la mesure et la présentation de données sur les visites effectuées, dans le but de comprendre et d’optimiser l’utilisation du Service.
L’Organisation conserve ce type d’information pour comptabiliser, entre autres :
- Le nombre de visiteurs;
- Les pages les plus fréquentées;
- La technologie utilisée par la clientèle de son Service;
- Les sites référents;
- Le pays d’origine des utilisateurs du Service.
Sécurité
L’Organisation applique des mesures de sécurité proportionnelles au degré de sensibilité de vos renseignements personnels afin d’en préserver la confidentialité.
L’Organisation utilise notamment le chiffrement pour préserver la confidentialité des informations qui transitent entre l’appareil d’un utilisateur et le Service.
L’Organisation applique également des mesures administratives et physiques aux fins de préserver la sécurité de vos renseignements personnels.
Même si l’Organisation applique des mesures de sécurité adéquate pour protéger vos renseignements personnels et réduire les risques d’atteinte, l’Organisation ne peut garantir à 100 % que vos renseignements personnels ne feront pas l’objet d’une atteinte à la confidentialité ou à l’intégrité en cas de violation de nos mesures de sécurité. Si vous avez des raisons de croire que vos renseignements personnels ont été compromis en utilisant le Service, veuillez communiquer avec le bureau du responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent ci-dessous.
Responsable de la protection des renseignements personnels : Patrick Bellerose, Responsable TI - Technicien
Vos droits
L’Organisation respecte les droits qui vous sont reconnus par la loi à l’égard de vos renseignements personnels et applique ainsi des procédures permettant de traiter les demandes suivantes :
Accès et rectification de vos renseignements personnels
Vous pourrez consulter les renseignements personnels que l’Organisation a collecté ou obtenu sur vous dans le cadre de l’utilisation du Service, vérifier leur exactitude et les modifier si nécessaire, sous réserve toutefois d’exceptions prévues dans la loi. Les demandes d’accès et de rectification sont gratuites. Toutefois, des frais raisonnables pourront vous être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission de vos renseignements personnels. Votre demande d’accès ou de rectification devra être transmise au bureau du responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées qui se trouvent ci-dessous et sera traitée conformément aux exigences applicables.
Responsable de la protection des renseignements personnels : Patrick Bellerose, Responsable TI - Technicien
Traitement automatisé
Si l’Organisation met en place un processus de prise de décision qui est fondée exclusivement sur un traitement automatisé (sans intervention humaine) de renseignements personnels, et qui s’appuie uniquement sur un algorithme, vous en serez informés et serez informé de votre droit de présenter vos observations à l’égard de cette décision.
Portabilité
Vous pourrez obtenir, sur demande, une copie des renseignements personnels qui ont été collectés ou obtenus sur vous dans le cadre de l’utilisation du Service. En l‘absence de difficultés pratiques sérieuses, vous pourrez demander que vos renseignements personnels vous soient communiqués dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
Question ou plainte
Toute question à l’égard de vos renseignements personnels ou plainte doit être acheminée au bureau du responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent ci-dessous.
Responsable de la protection des renseignements personnels : Patrick Bellerose, Responsable TI - Technicien
Coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels
En l’absence de désignation par l’Organisation, le plus haut dirigeant de l’Organisation agit à titre de responsable de la protection des renseignements personnels.
Modification
L’Organisation peut périodiquement modifier le contenu du présent avis. Le cas échéant, une mention à cet effet sera affichée sur le site Internet de l’Organisation.
Pour la gestion des relations internes et externes
Politique relative à la protection des renseignements personnels (PRP)Collecte de vos renseignements
Les renseignements personnels que nous obtenons sont essentiellement collectés directement auprès de vous. Veuillez noter que nous respectons le principe de minimisation des données qui consiste à ne collecter que les données strictement nécessaires aux traitements mis en œuvre par GROUPE BEI afin de vous proposer ses services.
Conservation et utilisation de vos renseignements
Voici les données personnelles dont nous pouvons avoir besoin (selon les cas d’usage) :
- Votre nom, adresse postale, numéro de téléphone, adresse électronique;
- Des renseignements concernant les paies (date de naissance, numéro d’assurance social, etc.)
- Données bancaires;
- Dossier médical;
- Données de navigation.
Si un accès à vos renseignements personnels est requis, cet accès sera limité et encadré afin de préserver la sécurité et la confidentialité de vos données.
Nous veillons à ce que vos données ne soient accessibles qu'à des destinataires internes ou externes habilités à cet effet que sont :
- en interne, les services habilités de GROUPE BEI (ex : le service commercial, le service comptabilité, etc.) ;
- en externe, nos sous-traitants habilités et sélectionnés à cet effet.
Veuillez noter que toute personne habilitée à recevoir des données doit nécessairement respecter les exigences du RGPD (Règlement général sur la protection des données) et peut être sanctionné en cas d'utilisation non-conforme de vos données.
Par ailleurs, les données pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître comme, en particulier, en cas de réquisition des autorités judiciaires, policières ou administratives.
Notre politique de conservation de vos données est déterminée en regard des contraintes légales et contractuelles pesant sur nous et, à défaut, en fonction de nos besoins, comme décrit ci-après :
| Traitement | Durée de conservation |
|---|---|
| Données relatives aux clients | Pendant la durée nécessaire à la réalisation et des prestations assurées par GROUPE BEI |
| Données relatives aux employés | Droit à l'oubli dès le départ; toutes les données personnelles seront détruites, sauf celles exigées par les instances gouvernementales |
Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d'usages statistiques. À votre demande, les données seront détruites.
Vos droits
Droit d'accès et de copie : vous avez le droit d'obtenir de GROUPE BEI la confirmation que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu'elles le sont, l'accès auxdites données. Vous pouvez donc obtenir de GROUPE BEI des informations relatives à la finalité du traitement, aux catégories de données concernées et aux destinataires ou catégories de destinataires.
Vous disposez également du droit d'obtenir une copie des données à caractère personnel faisant l'objet d'un traitement. Si la demande est exprimée par voie électronique alors les informations fournies le sont sous une forme électronique d'usage courant, sauf demande contraire.
Droit de rectification et droit à l'effacement : vous pouvez obtenir de GROUPE BEI, dans les meilleurs délais, la rectification de vos données inexactes ou incomplètes. Vous avez également le droit d'obtenir l'effacement dans les meilleurs délais de vos données notamment lorsqu'elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées.
Droit à la limitation du traitement : vous avez le droit à la limitation du traitement qui s'applique en particulier lorsque vous contestez l'exactitude ou la légalité de l'utilisation de vos données à caractère personnel. La limitation de traitement dure le temps que GROUPE BEI vérifie la véracité d'une telle demande ou pendant les discussions avec une autorité de contrôle. Vous pouvez également obtenir de GROUPE BEI la limitation du traitement lorsque nous n'avons plus besoin des données aux fins de traitement.
Droit d'opposition : vous pouvez vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos données à caractère personnel lorsque ce dernier est fondé sur l'intérêt légitime de GROUPE BEI. Vous pouvez également vous opposer au traitement réalisé à des fins de prospection.
Droit d'organiser le sort des données personnelles en cas de décès : vous pouvez définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après votre décès.
Si vous souhaitez exercer personnellement l'un de vos droits, il vous suffit de nous contacter :
Responsable des données personnelles : Patrick Bellerose
Téléphone : 450-835-4781 – poste 220
Courriel : rprp@groupebei.com
Pour que votre demande soit gérée efficacement et rapidement, n'oubliez pas de nous indiquer le(s) droit(s) que vous souhaitez exercer. A toute fin utile, veuillez noter qu'en cas de doute sur votre identité, nous pouvons être amenés à vous demander la communication d'un document démontrant votre identité.
Sous-traitance
Veuillez noter que nous pouvons faire intervenir tout sous-traitant de notre choix dans le cadre du traitement de vos données à caractère personnel effectués pour vous fournir nos services.
Dans ce cas, nous veillons évidemment au respect par nos sous-traitants de leurs obligations en vertu du RGPD. En particulier, nous nous engageons à conclure avec tous nos sous-traitants un contrat écrit régissant nos relations et nos obligations avec ces derniers.
Sécurité
GROUPE BEI définit et met en œuvre des mesures de sécurité pour lutter contre les destructions, les pertes, l’altération ou la divulgation non autorisée de vos données. Les systèmes informatiques et les supports papier utilisés sont organisés et protégés de manière à garantir la sécurité et la confidentialité de vos données.
Mise à jour de la politique
Nous nous réservons le droit de modifier la présentation et le contenu de la présente politique. Toute nouvelle version viendra se substituer à la précédente.
Pour plus d’informations
Pour toute information sur la protection des données personnelles, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données, M. Patrick Bellerose
Téléphone : 450 835-4781, poste 220
Courriel : rprp@groupebei.com
Consentement
En sollicitant nos services, vous confirmez consentir aux éléments mentionnés précédemment.